Alumno: Ulises Armenta Sánchez
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos también conocida como gerencia, es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto, dentro de límites de tiempo, y costo definidos: sin estrés y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.
Características o atributos comunes
- Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados, sin estrés y con buen clima laboral y contractual)
- Calendario de actividades (debe tener un programa detallado de actividades en función del tiempo -o plan de trabajo- cónsono con alcance, metas, talentos y recursos...)
- Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo, inter relacionando con visión de totalidad los múltiples elementos componentes y las inter relaciones entre ellos)
- Administra recursos (especifica y logra disponibilidad de talentos (conocimientos y competencias), capital y esfuerzo humano de diversas áreas de la organización, comunidad, etc.)
- Organización matricial (define estructura, sistemas, valores, simbolos, personas y talentos, asigna responsabilidades y recursos: talentos y logros vs. compensaciones fijas y variables; x ej. consultor, coach, facilitador, ejecutor, diseñador, gerente, patrocinador, cliente interno, etc.)
- Sistema de comunicación y control (sistema manual o automatizado de registro y difusión de documentación e información sobre marcha del proyecto, precisando desviaciones y correctivos)
Aspectos del seguimiento en la gestión
El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y así evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.
- Visibilidad: Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parámetros establecidos como metas... y de los correctivos reguladores de la situación a futuro... en diseño, diseñados y/o implementándose...
- Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en función del tiempo, dinero, talentos y recursos, además se debe cuantificar el grado de desviación, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cómo se lograría y cuánto costaría y se demoraría...
- Frecuencia: Cuanto más rápido se identifique una deficiencia en el proyecto más fácil será enmendarla, por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto... y regularlo continuamente
- Toma de decisiones: Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafío, se debe tener cuidado en la identificación de las causas de retraso y/o exceso en costos.
- Técnicas de seguimiento: Las herramientas más usadas, en la Gestión de Proyectos son evaluaciones, reuniones de petición y rendición de cuentas, revisiones crítico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificación, simulación y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Conviene que todo el equipo envíe semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera más sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integración, Comunicación, Progreso, Tiempos, Costes, Productividad (calidad, eficiencia y efectividad), Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafíos/Problemas, Disponibilidad de Talentos y Recursos Materiales entre otros.
Importancia de la comunicación
La comunicación es un proceso esencial de la gestión de proyectos, del principio hasta el final del proyecto. Hay que determinar:
- a quién se comunica qué información.
- de qué manera se le comunica la información.
- con qué frecuencia se comunica.
- con qué grado de detalle: Comunicar propósitos, dar a conocer metas, hacer comprender cómo lograrlas, compartir emocionalmente expectativas y desafíos, comprometer logro y comprometerse a apoyar hasta que el comprometido logre cumplir, agradecer cumplimiento y destacar que ello permite confiar en quien cumple, y que quien cumple reiteradamente se hace confiable.
Reuniones
El director de proyecto debe tener claro el objeto y objetivo de cada una de las reuniones (presenciales o vídeoconferencia) y ser capaz de comunicárselo, etc. al equipo de proyecto. Esto puede hacerse por escrito, con anterioridad a la reunión, pero debe hacerse, ya que en la falta de comunicación es donde se generan los futuros contratiempos -por incumplimiento- por ello, se recomienda el seguimiento de algunos puntos en las reuniones como:
- Determinar quién debe asistir; con qué información y para qué.
- Comunicar objeto y objetivos de la reunión; revisar el cumplimiento de los acuerdos previos.
- Informar si la reunión es periódica o especial, y qué implicaciones se derivan.
- Fijar un "orden del día": agenda detallada de temas a tratar; no eludir desafíos, problemas ni soluciones.
- Fijar duración de la reunión previamente o al comenzar; negociar tiempo por tema.
- Comentar y compartir expectativas; impulsar aparición de ideas y alternativas sin sesgarlas a priori.
- Definir acciones futuras, próximos pasos para lograr el cumplimiento de logros convenidos.
- Designar a alguien para que redacte un acta: Minuta de acuerdos: qué lograr, quién, cuándo, reportando a quién...
- Determinar, si fuera necesario, cuándo tendrá lugar la siguiente reunión y esquematizar la eventual agenda.
- Agradecer participación y cooperación; reforzar la confianza y agradecer por anticipado el cumplimiento oportuno de los acuerdos.
Actividades de gestión de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre
Generalmente los gestores de proyectos son responsables de algunas o todas de las siguientes actividades:
- Redacción de la propuesta. La propuesta específica objeto, objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cómo él se llevaría a cabo. Incluye también estimaciones de costo y tiempo, y efectúa la integración de todo lo anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando credenciales y circunstancias- por qué el contrato del proyecto se debe dar a una organización o equipo en particular, y bajo qué condiciones.
- Planificación del proyecto. Se refiere a la identificación de actividades, hita y entregable del proyecto, incluso posibilidades de mitigación de riesgos...
- Estimación de costos del proyecto. Esta actividad está predeterminada por la estimación cuantitativa y obtención in situ tanto de talentos como de recursos requeridos, para poder llevar a cabo el plan de actividades del proyecto: implica estimar para cada uno los volúmenes y costos unitarios por unidad de tiempo que se emplerán, para desarrollar todo el proyecto.
- Supervisión y revisión del proyecto. Liderazgo y supervisión continua. El gestor debe conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los planificados. También, es normal emitir reportes formales sobre su gestión, revisando el progreso y los desarrollos técnicos del proyecto, dando cuenta del estado del proyecto. El resultado puede dar lugar a la cancelación del proyecto.
- Especificación, captación, evaluación, selección, inducción, supervisión, capacitación del personal, etc., relacionando competencias con compensación fija y logros con compensación variable, etc. Los gestores, generalmente, seleccionan a las personas que trabajarán en su proyecto, estableciendo el equipo ideal mínimo para desarrollar el proyecto. También diseñan su organización y la evolución de ella al avanzar el proyecto.
- Comunicación personal y colectiva, y presentación de informes. Los gestores son los responsables de informar a clientes, contratistas y demás interesados sobre el proyecto. Deben redactar documentos concisos y coherentes que resuman la información crítica de los informes detallados del proyecto. Más allá de comunicar, recordar: dar a conocer, hacer comprender, compartir emocionalmente, comprometer y comprometerse, impulsar cumplir, agradecer y confiar; e impulsar cumplir reiteradamente, para generar confiabilidad.
Caso Práctico
En la empresa Mc. Pollo, C.A., un local de comida rápida se presenta la siguiente situación:
El Sr. González es el encargado del local mencionado y está tomando una decisión en cuanto de unos de sus empleados.
En el área de despacho, en horas de mayor afluencia de clientes. El trabajador Martínez es muy lento a pesar que ese tiene tiempo en la empresa y ocasiona inconvenientes su lentitud.
¡Martínez, buenos días!
Te he llamado para informarte que ha partir del día lunes no trabajaras en el área de despacho.
Martínez pregunta Por qué.
Esta decisión la he tomado porque últimamente he observado que estas un poco lento en las horas de mayor afluencia de clientes y esto ocasiona la queja de los mismos. Yo se que eres una persona trabajadora, puntual, responsable por eso trabajas en áreas internas para que tomes un poco más de experiencia y luego volveremos a hablar del asunto. ¿Quiero saber que opinas al respecto?
Sr. González realmente me parece buena idea, así atenderemos mejor a nuestros clientes y después que adquiera más experiencia volveremos a conversar cuando esté preparado. ¡Gracias Sr.: González¡
Chiste: El gerente perdido
Un hombre que vuela en globo, se percata de que está perdido, por lo que maniobra y desciende hasta que divisa a alguien en la calle y grita:
"¡Disculpe!, ¿Podría usted ayudarme?, he quedado de reunirme a las dos con un amigo, llevo media hora de retraso y no sé donde me encuentro.
"Claro que sí, le contesta, se encuentra Ud. en un globo de aire a unos 30m de altura, entre los 40 y 42º de latitud norte y los 58 y 60º de longitud oeste.
"Es Ud. ingeniero, ¿verdad?", dice el del globo.
"Si señor. Lo soy. ¿Cómo lo adivinó?"
"Es simple. Porque todo lo que me ha dicho es "técnicamente correcto", pero "prácticamente inútil".
"Continúo perdido, llegaré tarde y no sé que hacer con su información...
Es usted gerente, ¿verdad?", preguntó el de la calle.
"Si señor, ¿Cómo lo ha sabido?"
"Es simple. No sabe donde está ni a donde va. Ha hecho una promesa que no puede cumplir y espera que otro le resuelva el problema. De hecho, se halla exactamente en la misma situación en que estaba antes de encontrarnos, salvo que ahora, por alguna extraña razón,..... ¡La culpa es mía!"
"¡Disculpe!, ¿Podría usted ayudarme?, he quedado de reunirme a las dos con un amigo, llevo media hora de retraso y no sé donde me encuentro.
"Claro que sí, le contesta, se encuentra Ud. en un globo de aire a unos 30m de altura, entre los 40 y 42º de latitud norte y los 58 y 60º de longitud oeste.
"Es Ud. ingeniero, ¿verdad?", dice el del globo.
"Si señor. Lo soy. ¿Cómo lo adivinó?"
"Es simple. Porque todo lo que me ha dicho es "técnicamente correcto", pero "prácticamente inútil".
"Continúo perdido, llegaré tarde y no sé que hacer con su información...
Es usted gerente, ¿verdad?", preguntó el de la calle.
"Si señor, ¿Cómo lo ha sabido?"
"Es simple. No sabe donde está ni a donde va. Ha hecho una promesa que no puede cumplir y espera que otro le resuelva el problema. De hecho, se halla exactamente en la misma situación en que estaba antes de encontrarnos, salvo que ahora, por alguna extraña razón,..... ¡La culpa es mía!"
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